Ob Bauherr oder Lieferant – die folgende Situation kennen sicherlich die meisten. Man möchte dringend das Bauunternehmen wegen einer Rückfrage erreichen, doch niemand geht ans Telefon.
Das muss keine böse Absicht sein. Meist sind Bauunternehmer viel unterwegs, sodass sie nicht immer die Möglichkeit haben, direkt auf telefonische Anfragen zu reagieren.
Sinnvoller kann es daher sein, schriftlich mit dem Bauleiter oder einem anderen Verantwortlichen zu kommunizieren. Wer eine E-Mail mit einem wichtigen Anliegen schreibt, sollte dabei jedoch einiges beachten. Ansonsten kann die Nachricht schnell im digitalen Postfach untergehen.
Der Betreff als A und O in der E-Mail-Korrespondenz
Die Kommunikation via E-Mail ist in Deutschland inzwischen gang und gäbe – sowohl privat, als auch geschäftlich. Insbesondere Berufstätige erhalten am Tag daher zahlreiche virtuelle Nachrichten. Durchschnittlich 53 Stück, wie eine Bitkom-Studie aus dem Januar 2026 verrät. 14 Prozent der Befragten erhalten täglich sogar 100 E-Mails und mehr. Damit erreicht der berufliche Mailverkehr seinen bisherigen Höchststand.
Auch das Postfach vieler Bauunternehmen wird Tag für Tag von Anfragen, Lieferantenrechnungen und geschäftlichen Nachrichten geflutet. Eine Business-E-Mail, die sich nicht eindeutig zuordnen lässt, kann in einem solchen Sammelsurium schnell übersehen werden.
Damit das nicht geschieht, empfiehlt es sich, jede Nachricht an das Bauunternehmen mit einem klaren und aussagekräftigen Betreff auszustatten. Nur so lässt sich sicherstellen, dass die E-Mail tatsächlich als wichtig wahrgenommen und gelesen wird.
Die Anrede als freundlicher Gesprächseinstieg
Die E-Mail-Kommunikation gilt als besonders effizient und zeitsparend. Das bedeutet jedoch nicht, dass der Absender in seiner Nachricht sprichwörtlich mit der Tür ins Haus fallen soll. Statt direkt das eigene Anliegen vorzutragen, gehört die Anrede des Gesprächspartners zum guten Ton.
Besonders wichtig dabei: Wer den Empfänger der Nachricht kennt, sollte diesen auch direkt ansprechen. Denn eine Floskel wie „Sehr geehrte Damen und Herren“ klingt nicht nur altbacken, sondern auch unpersönlich.
Geeigneter sind Formulierungen wie „Sehr geehrter Herr Mustermann“ oder „Guten Tag, Frau Mustermann“. Soll die E-Mail lieber mit einem freundlichen Unterton starten, kommt auch die Anrede „Hallo, Herr Mustermann“ infrage.
Die Struktur der Nachricht als Mittel der Übersichtlichkeit
Eine E-Mail an ein Bauunternehmen zu schreiben, kann viele Gründe haben. Vielleicht möchte man als zukünftiger Bauherr ein Angebot einholen, als Lieferant an eine offene Rechnung erinnern oder als Hauseigentümer mögliche Baumängel beanstanden.
Worum auch immer es in der Nachricht geht – damit der Empfänger den Inhalt schnell erfassen kann, sollte sie übersichtlich gestaltet sein.
So empfiehlt es sich etwa, alle fünf Zeilen einen Absatz einzubauen. Denn besteht die E-Mail nur aus einem langen Textblock, ist die Lesbarkeit meist gestört. Dadurch kann das eigentliche Anliegen im schlimmsten Fall untergehen.
Um das zu verhindern, bietet es sich ebenfalls an, kurze und prägnante Sätze zu formulieren. Auf viele Gedankenstriche und Verschachtelungen sollte dagegen verzichtet werden. Andernfalls besteht die Gefahr, dass der Empfänger den Inhalt der Nachricht nur schwer erfassen kann.
Tipp: Besonders lange Nachrichten – mehr als zwei DIN-A4-Seiten – gehören nicht in den Mail-Text. Denn das Scrollen, um den gesamten Text lesen zu können, stört die Konzentration. Sinnvoller ist es daher, lange und komplexe Anliegen in einem separaten Anhang auszuformulieren.
Die Grußformel als sympathischer Abschluss
Natürlich steht in der E-Mail-Korrespondenz mit einem Bauunternehmen der eigentliche Inhalt der verschickten Nachricht im Mittelpunkt. Dennoch sollte die E-Mail nicht abrupt, sondern mit einer höflichen Grußformel enden.
In der Geschäftswelt hat sich dabei die Formulierung „Mit freundlichen Grüßen“ bewährt.
Grußformeln wie „Gruß“, „LG“ oder „VG“ wirken dagegen kurz angebunden und drücken dem Gegenüber kaum Wertschätzung aus. Daher sollten sie auch dann nicht genutzt werden, wenn sich ein Bauherr bei dem Bauunternehmer beschweren möchte. In einem solchen Fall ist die formelle Formulierung „Hochachtungsvoll, Name des Absenders“ die bessere Wahl.
