Ein Brand, ein Wasserschaden oder ein Diebstahl – all das kann von einem Moment auf den anderen wertvolle Erinnerungen und wichtige Dokumente nehmen. Doch der Verlust droht nicht nur durch solche plötzlichen Katastrophen. Auch die Zeit hinterlässt Spuren, Fotos können verblassen, Dokumente vergilben. Umso wichtiger ist es, rechtzeitig vorzusorgen und wichtige Unterlagen sowie Erinnerungen dauerhaft zu sichern. Der Gedanke an den Verlust wertvoller Erinnerungen oder wichtiger Dokumente ist beunruhigend – doch mit der richtigen Vorbereitung lässt sich das Risiko deutlich reduzieren. Wer heute vorsorgt, kann sicher sein, dass seine Unterlagen und Erinnerungen auch in Zukunft erhalten bleiben.
Hier eine Schritt-für-Schritt-Anleitung:
Schritt 1: Digitalisieren
Besonders ältere Fotos, Filme und Unterlagen sind oft nur in physischer Form vorhanden und damit anfällig für Schäden und Verlust. Bilder und Filme von Urlauben, Familienfeiern und anderen schönen Ereignissen aus den 60er bis 80er Jahre sind vielleicht noch auf Dias, Super 8-Filmrollen oder VHS-Kassetten gespeichert. Um dem Verfall vorzubeugen, sollte sie digitalisiert und auf aktuelle Speichermedien gesichert werden. Um Zeit und Kosten zu sparen, vorher die Dokumente, Bilder und Filme durchsehen und prüfen, welche einem tatsächlich noch wichtig sind bzw. was noch aufbewahrt werden muss.
Dokumente digital erfassen: Wichtige Unterlagen wie Ausweise, Zeugnisse, Verträge und Versicherungsdokumente sollten ebenfalls gescannt und digital gespeichert werden. Eine Scanner-App auf dem Handy oder ein Dokumentenscanner reicht oft aus.
Fotos einscannen oder abfotografieren: Mit einem guten Scanner oder einer hochwertigen Smartphone-Kamera lassen sich alte Bilder sichern. Wer große Mengen archivieren möchte, kann Scan-Apps oder professionelle Dienstleister nutzen.
Dias, Super 8, VHS-Kassetten: Mit Spezialscannern können diese digitalisiert werden. Wer sich die Anschaffung eines Scanners sparen möchte, kann auf spezialisierte Dienstleister zurückgreifen, die die Erinnerungen professionell digitalisieren und bei Bedarf nachbearbeiten.
Tipp: Geben Sie den Dateien aussagekräftige Namen wie z.B. 2023-11-02_Kaufvertrag_Haus_Baldham oder 1988-08_Sizilien_Urlaub. Legen Sie zusammengehörige Dateien in Ordnern ab.
Schritt 2: Das richtige Speichermedium wählen
Die erste Bearbeitung der digitalisierten Daten erfolgt meist direkt auf der Festplatte des eigenen PCs oder im Speicher des Smartphones. Doch hier sollten die Daten nicht dauerhaft verbleiben, da diese Geräte bei Defekt oder Diebstahl ausfallen könnten. Sichern Sie Ihre Dateien daher zusätzlich auf mindestens einem weiteren Speichermedium:
- Externe Festplatten oder USB-Sticks: Viele Speichermedien lassen sich zudem mit einem Passwort schützen, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
- Cloud-Speicher nutzen: Dienste wie Google Drive, Dropbox oder OneDrive ermöglichen eine sichere Aufbewahrung, selbst wenn das Original verloren geht. So sind wichtige Daten jederzeit und von überall abrufbar. Besonders sensible Daten sollten hier zusätzlich verschlüsselt werden.
Schritt 3: Die 3-2-1-Regel – für maximale Sicherheit
Eine einzige Sicherung reicht nicht aus. Um Ihre Daten sicher aufzubewahren, sollten Sie die bewährte 3-2-1-Regel befolgen:
- 3 Kopien Ihrer Daten: Original plus zwei Sicherungskopien
- 2 verschiedene Speicherarten für die Sicherungskopien verwenden
- 1 Kopie außerhalb des Hauses aufbewahren: zum Beispiel bei einer Vertrauensperson oder im Bankschließfach oder digital in einer Cloud
Schritt 4: Regelmäßige Updates nicht vergessen
- Regelmäßige Sicherungen durchführen: Neue Fotos und Dokumente sollten mindestens alle drei Monate gesichert werden. Setzen Sie sich dafür am besten eine Erinnerung im Kalender.
- Lebensdauer von Speichermedien beachten: USB-Sticks und externe Festplatten haben eine begrenzte Lebensdauer und sollten regelmäßig überprüft und gegebenenfalls ausgetauscht werden.
- Backups auf Lesbarkeit prüfen: überprüfen Sie in regelmäßigen Abständen, ob Ihre gespeicherten Dateien noch vollständig und fehlerfrei abrufbar sind.
Alternative für Menschen ohne Technikaffinität – Physische Kopien an sicheren Orten
Falls Ihnen der Umgang mit der Technik schwerfällt oder Sie sich damit unsicher fühlen, können Sie alternativ Papierkopien wichtiger Dokumente und Abzüge Ihrer liebsten Fotos an einem sicheren Ort außerhalb Ihres Zuhauses hinterlegen. Geeignete Optionen sind beispielsweise ein Bankschließfach oder bei Familienmitgliedern oder Freunden.
Ein Wunsch zum Schluss
Ich wünsche Ihnen von Herzen, dass Sie von Ereignissen wie einem Brand, Wasserschaden oder Diebstahl verschont bleiben und die Digitalisierung Ihrer Fotos und Dokumente letztlich niemals wirklich gebraucht wird. Doch Vorsorge ist nun einmal besser, als im Ernstfall vor einem Häufchen Asche zu stehen. Mit rechtzeitigen Maßnahmen können Sie Ihre Erinnerungen und wichtigen Dokumente sichern – und haben zugleich die beruhigende Gewissheit, gut vorbereitet zu sein. Falls Sie dabei Unterstützung benötigen, stehe ich Ihnen gerne zur Seite. Kontaktieren Sie mich gern für ein kostenloses Erstgespräch.
Text und weitere Infos: Claudia Eichenlaub (zertifizierte Ordnungsexpertin mit TÜV Rheinland geprüfter Qualifikation), www.ordnungspassion.de, Tel.: 0179 144 8184
